Não é difícil encontrar empresas médias que estão em fase de migração do seu sistema ERP antigo e deficiente por um sistema ERP idealizado para a Omniera. Isso para unificar informações de vários canais de negócios de forma global, interligando manufatura, finanças, vendas, suprimentos, lojas físicas, loja online, entre outros, e modernizando sua arquitetura de TI.
Estamos diante de uma época de grandes desafios econômicos e isso não é surpresa para nenhum executivo experiente e atento ao mercado. Para muitos desses executivos, o instinto natural em tempos de desafios econômicos é o de reduzir e cortar custos. Sabemos também que, em muitos casos, esse instinto se aplica muito bem e é perfeitamente válido. Há, contudo, outras questões circunstanciais – particularmente para empresas de médio porte – onde um período de desafios econômicos pode ser transformado em um momento ideal para investimentos em Tecnologia da Informação, especialmente se a empresa precisar:
Melhorar sua eficiência;
Entender custos de forma global;
Tornar-se mais competitiva;
Fazer mudanças ágeis.
Entender o momento oportuno para migrar o sistema ERP antigo e deficiente para um novo sistema, mais completo e que ajude a suportar as mudanças de mercado, é um grande diferencial para a empresa. Pode, inclusive, determinar o futuro de suas operações e estratégias. Cada vez mais as empresas enveredam por múltiplos canais de negócio e um novo sistema ERP deve suportar essas mudanças.
Uma vez convencionada a mudança de ERP, o executivo deve se preocupar em entender se dentre os fornecedores há algum que tenha cases de sucesso em empresas médias do mesmo segmento que o de sua. Também deve ver se já realizou processos de transformação para levar empresas para a Omniera, pois isso trará diferenciais ao projeto. Afinal, todas as empresas estão bastante expostas a fatores concorrenciais.
Vale ressaltar que a migração de um sistema ERP, a par de todos os benefícios que ele proporcionará, é um projeto de grandes proporções, impactos e riscos e o executivo deve levar estes fatores em consideração.
Por que então realizar um projeto dessas proporções e riscos em meio a grandes desafios econômicos?
A resposta é bem simples: essa é a única maneira da empresa manter-se competitiva e, com isso, permanecer no mercado.
Manter-se competitivo implica em ter produtos de qualidade, preços compatíveis e serviços adequados. Para ter preços competitivos, a empresa tem que trabalhar enxuta e, para isso, é preciso ter informação de qualidade de forma rápida, precisa e útil.
Para que o mercado tenha boa aceitação dos produtos, não basta ter preço competitivo. É preciso também ter produtos de qualidade. empresas usam sistemas ERP
Ter produtos de qualidade e preços competitivos podem ser encarados como exigências antagônicas em muitas empresas, mas é uma necessidade de mercado. Além disso, ainda é fundamental preservar a margem e garantir a rentabilidade mínima em cada negociação. Todos esses fatores estão inseridos em um modelo de altíssima complexidade que exige aos executivos ter informações de qualidade, de forma rápida e precisa, mas, sobretudo, que elas sejam úteis.
Sabe-se, contudo, de vários sistemas ERP antigos e deficientes que geram informações de forma precisa, pois na verdade esse é o mínimo que podemos esperar de um sistema ERP. Porém, a chave em tempos de desafios econômicos é ter relatórios que possam ser, sobretudo, úteis para tomada de decisão. Ou seja, análises contextuais, históricas e preditivas são um grande diferencial dos sistemas ERP idealizados para Omniera.
A velocidade das mudanças nestes tempos se pode tornar um círculo insano para algumas empresas que estão diante da tirania da urgência imposta pelo mercado. Isso porque há concorrentes que já detém informação em tempo real, na ponta dos dedos, 24 horas por dia e 7 dias por semana. Inclusive, por meio de seus equipamentos móveis (notebooks, laptops, tablets e smartphones).
Para ter uma ideia da complexidade que alguns executivos de médias empresas têm para obter informação com sistemas ERP antigos e deficientes, há situações onde as empresas não possuem informações em uma única base de dados integrada. Tendo mais de uma base de dados armazenando as informações do negócio, fica praticamente impossível ter uma visão geral do negócio. Há empresas médias que possuem vários sistemas ERP distintos, cada qual para atender um dos canais de negócio em que a empresa atua.
Há casos também em que é necessário consolidar as bases de dados em uma única plataforma para se obter a informação. Nesse cenário, no entanto, os executivos ficam a mercê de aplicações (Jobs) noturnas que consolidam as informações que serão analisadas. Portanto, o executivo está sempre trabalhando com um dia de atraso na informação que está sendo analisada. empresas usam sistemas ERP
Para o mercado atual, e em tempos onde há empresas usando análises preditivas, é determinante para as empresas possuir informações em tempo real de cada um dos canais de negócio. Isso devido ao fato de que as mudanças de um dia para outro são cruciais para atingir as metas.
Soluções de consolidação de bases de dados durante a noite, quando analisadas da ótica de melhores práticas de mercado, são consideradas pelos especialistas como práticas ultrapassadas. Elas foram necessárias em um determinado momento devido às condições tecnológicas oferecidas à época, mas que atualmente não são mais necessárias. A recomendação dos especialistas, nesses casos, é manter as informações das áreas de negócio 100% integradas em uma única base de dados e disponíveis o maior tempo possível – real time.
Nos casos em que não for possível manter as informações em um único banco de dados, a empresa deve considerar que a consolidação das informações gerenciais ocorra no tempo máximo suportado para a tomada de decisão. Isso, porém, pode variar em conformidade com as exigências de cada segmento – uma característica particular das lojas físicas que precisam atuar, eventualmente, em contingência (num banco de dados local) para que a loja jamais pare de vender. Por exemplo: para uma determinada empresa que terá que trabalhar com mais de uma base de dados e com consolidação, os executivos entendem que essas informações devem ser atualizadas a cada 1 hora, no máximo. Portanto, deve-se considerar fornecedores de ERP que tenham condições de atender essa prerrogativa. empresas usam sistemas ERP
Dessa forma, é preciso considerar os fatores críticos de seu negócio em tempos de desafios econômicos e tomar a decisão com base em alguns fatores preponderantes, como os que elencaremos abaixo.
Necessidade de informação integra
Imagine uma empresa onde as vendas no varejo são controladas por um sistema desenvolvido internamente por uma onerosa e morosa equipe de TI. Essa mesma empresa possui vendas online controladas por outro sistema. As vendas no atacado, a gestão de suprimentos, a manufatura e a gestão financeira, por sua vez, são gerenciados por um sistema de mercado (um ERP tradicional ou legado). Já as apurações fiscais e contábeis estão em um software especialista, com a gestão de custos em mais um software, sendo que este usa conceitos de 1960. A folha de pagamento possui mais um software e os relatórios gerenciais são feitos em planilhas. Só nesse exemplo, a empresa estaria administrando sete origens distintas de informações.
E se dissermos que essa empresa realmente existe, tem mais de 100 lojas de varejo, com base instalada em diversos estados e um faturamento expressivo? Esse é um dos muitos casos reais com os quais nos deparamos no dia-a-dia. Por isso, fica a questão: como obter informações íntegras em uma realidade como essa? empresas usam sistemas ERP
A grande realidade é que cada área de negócio desta empresa está agindo autonomamente. Não há espaço para inteligência de negócio e as informações não serão íntegras, o que fará com que os executivos tomem decisões equivocas. Em uma fração de tempo, essa empresa poderá ter sérios problemas gerenciais que devem inclusive comprometer sua atuação no mercado ante seus concorrentes.
Para essa empresa, o único caminho é a adoção de um ERP idealizado para a Omniera que contemple todas as funcionalidades exigidas pelo negócio. Além disso, que tenha abrangência e expertise em diversos canais de negócio e que integre todas as funcionalidades em um único banco de dados, gerando informações íntegras. A adoção de um sistema diferente desse não agregará valor ao negócio.
Somente após a migração desta miscelânea de soluções alternativas para uma única solução ERP Omni-Channel essa empresa terá condições de tomar decisões que reflitam informação íntegra. Não só isso, mas que esteja disponível em tempo real e que possibilite que a empresa escolha o melhor formato – ou o formato mais eficiente para reagir rapidamente.
Vantagens em utilizar um sistema ERP
Encontrar o ERP que ofereça as particularidades de sua empresa, por si só, já é um desafio. Encontrar esse mesmo ERP a um preço justo é muito desafiador, mas também é uma tarefa possível. Cabe aqui ressaltar a diferença entre um ERP muito barato ou que se parece muito barato comparado aos seus principais concorrentes, pois às vezes o barato sai caro e por isso a recomendação de buscar um ERP com preço justo.
Via de regra, um ERP não vai atender todas as suas necessidades e a maioria dos bons fornecedores se compromete a ter um nível de aderência alto ao seu processo de negócio. Isso pode variar até 80%com funcionalidades nativas, sendo os 20% restantes adaptáveis por meio de conceitos de extensibilidade do ERP. Isso não quer dizer que, ao comprar um ERP, sua empresa nunca mais precisará fazer investimentos, por exemplo, com processos de melhoria, customizações e homologações de novas versões / releases, bem como treinamentos de novas funcionalidades.
O que o executivo da média empresa, que deseja trocar seu sistema antigo e deficiente por um sistema ERP idealizado para a Omniera, precisa ter em mente é quais são as regras de negócios que fundamentalmente precisam ser atendidas durante a implantação do novo ERP. Afinal, se estas não forem atendidas, fatalmente não será uma boa troca.
É básico ter processos de negócio bem desenhados e alinhados com o mercado para que o advento do novo ERP ocorra sem grandes surpresas. Para isso, ter as seguintes informações é fundamental:
1 – Eleger uma equipe multidisciplinar que conheça os processos de negócio e as particularidades de sua empresa. Essa equipe ajudará desde a escolha do ERP até a implementação do mesmo.
2 – Usar uma metodologia ou até mesmo uma consultoria que ajude a escolher o ERP. Muitas empresas, ao eleger a equipe do projeto, monta uma RFP (Request For Proposal) que deve ser enviada para um grupo de fornecedores responder. Com base em suas respostas, é possível estabelecer quais os fornecedores deverão fazer a demonstração do seu ERP. Os bons fornecedores de sistemas ERP estão bastante acostumados com RFP’s e esse recurso deve ser amplamente explorado. Quando a empresa não tem experiência suficiente para montar a RFP, é altamente recomendado que busque no mercado uma consultoria que possa auxiliá-la na aquisição do novo ERP.
3 – Separar um bom tempo para analisar as demonstrações dos sistemas ERP que foram eleitos como prováveis substitutos do sistema ERP antigo e deficiente. Se necessário, ou se houver dúvida, a equipe deve rever demonstrações várias vezes, de forma a ter consciência das funcionalidades que cada ERP oferece. As demonstrações devem provar as funcionalidades do ERP e não simplesmente os resultados que poderão ser obtidos. Isso porque em alguns sistemas ERP, para se obter o mesmo resultado de outros, a complexidade de operação é muito maior. No dia-a-dia, isso fará muita diferença, por exemplo, no processo de packing e faturamento em um ERP, que pode demorar 2 minutos e, em outro ERP, 15 minutos. Isso devido à forma como cada ERP lida com esse processo. Em alguns casos, recomenda-se até que seja realizada uma POC (Proof of Concept – prova de conceito), onde o fornecedor de ERP deverá mostrar que as funcionalidades de seu sistema atendem os processos de negócio. Em geral, as provas de conceito são cobradas pelos fornecedores de ERP, mas é um investimento válido se sua empresa quer acertar na escolha.
4 – Busque um ERP que ofereça a possibilidade de extensibilidade. Ou seja, que te permita criar soluções independentemente de customizações caras e que só são feitas pelo fornecedor. Por exemplo, um ERP que tenha um gerador de relatórios onde um usuário de sua empresa possa criar alguns relatórios específicos para sua necessidade Da mesma forma, a possibilidade de alguém da equipe de TI de sua empresa criar novos campos, novas telas, novas consultas e até alguns cálculos e rotinas. Um ERP que não oferece esse nível de extensibilidade demandará um investimento expressivo no longo prazo para que você alcance maior aderência e atenda todas as peculiaridades de todos os canais de negócio,
5 – Se sua área de atuação tiver algumas opções de ERP verticalizados, vale a pena conhecer essas soluções antes de qualquer outra. Isso porque certamente essas soluções levarão embutidas as experiências dos fornecedores que a desenvolvem. Há, por outro lado, que levar em consideração as soluções Omnichannel, pois essas com certeza possuem know-how para atender empresas com mais flexibilidade.
6 – Vale a pena também buscar fornecedores que tenham produtos localizados para a média empresa, mas que possuam em seu portfólio clientes maiores. Isso porque, se sua empresa crescer exponencialmente, esse mesmo fornecedor com o qual você já está habituado terá condições de atendê-lo. Normalmente, esses fornecedores têm soluções posicionadas para Startups e também para operações complexas. Se você escolher um fornecedor que não ofereça essa possibilidade e sua empresa crescer a ponto do ERP não atendê-lo mais, você deverá procurar um novo fornecedor. Isso pode, inclusive, ocorrer num espaço de pouco anos.
Todos esses cuidados mencionados acima refletem o fato de não haver espaço para erro em tempos de desafios econômicos. Quer saber mais? Entre em contato conosco para conhecer nossos serviços de outsourcing, implantação, evolução, professional services, UX design.
